在以系名义组织开展的各项学生活动中，为了更好地开展，使活动更加规范，特制定以下活动开展执行规范：
一、涉及范围
指系学工办或是学生会依据上级要求开展，或是根据实际情况自发开展的学生活动或是学生竞赛（不含纯粹的参加外单位会议）。
二、前期准备工作
1、根据活动内容及性质，活动负责人分别为：学院下达的活动负责人为学工办对应分工的负责老师，由系教师策划组织的活动负责人为活动发起人教师，系学生会策划的活动负责人为学生会主席；
2、学生会策划的各项活动（含学生会）原则上在开学前进行筹备、立项和审批，系教师策划的活动原则上要提前1个月进行筹备和审批，学院活动依据学院要求开展；
3、活动具体负责人要负责手续办理、组织安排人员参加活动、事后总结汇报；
4、在筹备、审批、各项准备、组织通知、总结汇报各项工作环节中，应该书面材料齐全；
5、系级活动审批程序后续部分由团总支书记或是学工办教师办理，系级活动需要党总支书记审查和报学院主管部门和领导备案；
6、依据活动需要对人员或是作品进行选拔的，依据《电计系评委管理办法》要求组建活动初评评委会和决赛评委会，人员从电计系评委库随机抽选，评委的相关费用纳入活动经费预算。
三、手续办理要求
在办理手续时，需要对活动、场地、经费、宣传、流程等进行审批，系级活动需要增加审批通知内容和分工安排，审批手续同时办理，以上手续至少在活动开始前一个月开始办理。
1、活动审批
活动审批填写《电计系活动审批表》，系级活动审批依据学院要求进行；
同时报批评委会成员名单
2、场地审批
班级活动场地使用教室，填写教室申请表，使用的团委管辖的教室，可以由学生（活动具体负责人）办理，使用公共场地的需要老师办理，
学工系统审批程序：学工办→党总支→学生处→学院党委书记→保卫处（公寓中心）备案
团组织活动审批程序：团总支→党总支→团委→学院纪委书记→保卫处（公寓中心）备案
3、经费审批
填写《电计系活动经费审批表》，由学生活动专项经费支出，学工办主任或团总支书记签字有效；
4、宣传审批
活动需要宣传部进行宣传支持的，需要办理《电计系宣传海报（展板）制作审批表》，学生会主席签字有效；
5、活动流程审批
系级活动由学工办主任和党总支书记审批；
6、通知审批
需要下发通知的，依据《电计系团总支通知与执行程序（2016版）》要求进行安排，或是由学工办负责下发通知；
7、活动应急预案备案
活动应急预案依据活动来源交党总支、团委、学生处备案；
四、活动组织要求
1、活动宣传
宣传活动海报、网站和新媒体宣传需要在活动正式开始前3周准备完毕，并送学工办主任或党总支书记审查，在活动正式开始前2周开始进行宣传；
2、安排下达
活动安排在活动开展前1月下达；
3、通知下达
活动在周末进行的，通知需要至少提前1.5周下达；
活动不在周末进行的，通知需要至少提前3天下达；
活动通知需要在班委群和系团总支大群同时发布；
体育竞赛评委会成员名单和评委安排可以采用在动员会上进行抽签形式进行（现场人数不低于180人，必须有老师现场作为公证人）；
非体育竞赛的评委会成员名单附在活动通知后就行公告；
4、新闻稿发布
活动由宣传部负责新闻稿的撰写，新闻稿发布不得超过活动结束后2个工作日；
五、总结汇报
活动结束后，活动组织团队需要向党总支书记和系主任就行简单的总结汇报，同时提交书面总结，工作汇报不得超过活动结束后2个工作日；
电计系学工办
2020年8月22日